هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الفاتورة الالكترونية
الفاتورة الالكترونية هي عبارة عن وثيقة رقمية تستخدم في تسجيل كل بيانات المعاملات التجارية التي تتم بصورة دورية داخل الشركات لكي تصبح مرجعًا يمكن العودة إليه وقتما يشاء المورد أو المشتري.
فمع كثرة المعاملات التجارية وارتفاع نسبة المبيعات التي تتميز بها بعض الشركات أصبح من الصعب تذكر أو تسجيل تفاصيل التعاملات المختلفة التي تتضمن الأسعار والضرائب يدويًا.
لهذا السبب وجهت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك جهودها خلال الآونة الأخيرة نحو ابتكار أفضل الحلول السريعة التي تعتمد على التكنولوجيا الحديثة في تحسين سير الأنشطة التجارية المختلفة.
حيث اختارت فئات بعينها من الشركات التي تخضع لضريبة القيمة المضافة لإدخال نظام الفاتورة الإلكترونية كما ساعدتهم على اختيار أفضل المنصات الآمنة لتسجيل الفواتير وإرسالها إلى العملاء بسرعة.
وهذا بدوره ساهم في تقليل نسب العمالة التي تحتاج إليها كل شركة لنسخ البيانات بشكل يدوي، أيضًا ساعدت الفاتورة الالكترونية على تعزيز كفاءة الشركات في وقت واحد، خاصة عندما بدأت كل واحدة في تطوير الأدوات والبرامج المستخدمة في إصدارها.
الفاتورة الضريبية الالكترونية
يمكن تعريف الفاتورة الالكترونية على أنها الصيغة التي يستخدمها كل موظفي الشركات المتقدمة في تسجيل بيانات المبيعات التي تتضمن نوع المنتجات، وكميتها، وسعرها، بالإضافة إلى جميع بيانات المورد والبائع.
وهي تعد من أهم المبادرات التي أطلقتها المملكة العربية في عام 2021، والذي قامت فيه بتحديد لائحة الفواتير الإلكترونية حتى تمكنت الفئة المستهدفة من إرسال عدة ملاحظات حولها إلى أن تم إطلاقها بصورة رسمية تمامًا.
حيث نصت لائحة الفاتورة الالكترونية على عدد من الشروط كما يلي:
- إدخال نظام تقني مناسب يمكن المنشأة من تطبيق كل شروط الفواتير الإلكترونية التي تتضمن عدة حقول.
- إصدار الفاتورة بصيغة XML لضمان تسجيلها بسهولة.
- تضمين كافة العناصر التي تتكون منها الفاتورة الضريبية مثل: اسم البائع، بيانات المشتري، تاريخ إصدار الفواتير، وغيرها.
- توفير اتصال مستمر بالإنترنت للحد الذي يجعل المنشأة تحصل على كل التحديثات المطلوب تنفيذها بشأن الفواتير.
تطبيق الفاتورة الإلكترونية
تم تطبيق برنامج الفاتورة الالكترونية على مرحلتين رئيسيتين هما كالتالي:
-
مرحلة التسجيل والإصدار
والتي بدأت منذ عام 2021 بإلزام كافة المنشآت المختارة على التحول الرقمي وتسجيل الفواتير بصيغة رقمية مناسبة على نظام الفوترة المناسب لشروط إصدار الفواتير الإلكترونية.
-
مرحلة التكامل والربط
والتي بدأت منذ عام 2023 بإلزام جميع الخاضعين لضريبة القيمة المضافة بضرورة ربط الفاتورة الالكترونية التي تم إصدارها من قبل بنظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
وحتى تتمكن كل منشأة من إدخال نظام الفواتير الإلكترونية يجب عليها إتباع الخطوات التالية:
- البدء في التسجيل بمنصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك المخصصة لنظام الفواتير الإلكترونية من قبل كافة الفئات المحددة من الشركات أو الأفراد مع الحرص على توفير كل البيانات المطلوبة للتسجيل بصورة دقيقة.
- عقد دورات تدريبية مخصصة للتعامل مع الفواتير الإلكترونية لتحضير الكفاءات اللازمة للتعامل مع منصة الفاتورة بكل احترافية مع ضرورة إدخال الأجهزة والأدوات المطلوبة.
- تسجيل وإصدار الفواتير الإلكترونية لجميع العملاء بالمنشأة بصورة دقيقة تتفق مع كافة الشروط المحددة من قبل.
- إرسال الفاتورة الالكترونية للعميل داخل الشركة من خلال رسائل البريد الإلكتروني أو أي منصة من منصات الدفع الإلكتروني الآمنة للغاية.
- الكشف عن مدى كفاءة عملية تبادل الفواتير بين الموردين والعملاء جميعًا للتأكد من عدم وجود أخطاء معينة.
- استلام الفاتورة الالكترونية من قبل العملاء، والبدء في فحص كل البيانات للتأكد من صحتها، والقيام بتعديل أي خطأ بعد إبلاغ المنشأة به على الفور.
- استخدام أحد الأنظمة الإلكترونية الآمنة في الاحتفاظ بتلك الفواتير الإلكترونية التي تخص جميع العملاء لضمان العودة إليها في الوقت المناسب.
دور برنامج أودو في إصدار الفاتورة الالكترونية
أثبت برنامج أودو الذي صممته شركة IET فعاليته في معالجة مشكلات الفاتورة الالكترونية من خلال تلك المميزات التي يقدمها كما يلي:
- استخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي في تجميع البيانات التي تتعلق بالفواتير الضريبية مباشرة دون الحاجة إلى إدخالها.
- السرعة الفائقة في معالجة كافة العمليات الخاصة بإصدار الفواتير وحفظها بسهولة دون الحاجة إلى بذل وقت إضافي لتنفيذها على يد مجموعة محاسبين متخصصين.
- التوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك التي تتضمن ملفات التدقيق، وغيرها من عمليات حساب معدلات الضرائب.
- تصميم التقارير بشكل دقيق في الوقت المناسب بشكل يساعد على اتخاذ القرارات المناسبة بسهولة.
- إصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية بمجموعة من الصيغ المناسبة مثل: صيغة pdf، وكذلك صيغة Xml وغيرها.
كما أن برنامج أودو يتوفر لعدد غير محدود من المستخدمين في المنشآت، أيضًا تقوم الشركة بتحديثه بصفة مستمرة لكي تتصدى لجميع التحديات التي تقف أمام تطبيق نظام الفاتورة الالكترونية.
كيفية اصدار فاتورة الكترونية
يمكنك إصدار الفاتورة الالكترونية بسهولة عندما تتبع خطوات التسجيل التي حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك على النهج التالي:
- حدد نوع المنشأة التي ترغب في تسجيلها داخل منصة الفاتورة الإلكترونية، والذي يتمثل في الشركات المساهمة، المسؤولة، وكذلك الشركات الفردية وغيرها، وهذا بدوره سوف يؤدي إلى تغيير المستندات المطلوبة للتسجيل.
- جهز المستندات القانونية المطلوبة مثل: الوثائق، السجل التجاري، وغيرها من التراخيص التي تحتاج إليها الهيئة بشكل رئيسي لضمان التسجيل من خلال المنصة، على أن يتم تصميم هذه المستندات بصيغة pdf كي يسهل تحميلها.
- أنشئ حسابك الخاص على منصة الفاتورة الإلكترونية من خلال إدخال بعض البيانات الخاصة مثل: الاسم، رقم هوية الشركة، وبعض بيانات الاتصال.
- أدخل باقي المعلومات والبيانات التي تتعلق بطبيعة عمل الشركة مثل: العنوان، البريد الإلكتروني وغيرها من وسائل التواصل المتوفرة لديها.
- انتظر بضع دقائق كي تتحقق المنصة من صحة المعلومات، حينها سوف يصلك إشعار يفيد بقبول التسجيل، حينها سوف تتمكن من إصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية بسرعة.
كم تكلفة الفاتورة الالكترونية ؟
تبعًا للأسعار التي وضعتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بشأن إصدار الفواتير الإلكترونية هناك مجموعة من الباقات التي يمكن استخدامها في إصدار الفواتير الإلكترونية مثل:
- الباقة الترحيبية التي تمنح عددًا لا محدود من المستهلكين، كما أنها توفر مجموعة تقارير تلقائية لعدد نقاط البيع مع إدارة الضرائب، والخصومات من خلال نظام إلكتروني مناسب لنظام التشغيل Windows وغيره.
كما يمكن من خلالها إصدار الفواتير الإلكترونية ومشاركتها عبر وسائل التواصل مثل: الواتس اب، ورسائل البريد الإلكتروني مع إمكانية طباعتها من خلال الطابعات بمختلف أنواعها.
- باقة الفوترة الإلكترونية (منشآت) التي تستهدف فئة المنشآت التي تبيع خدماتها بعوامل مختلفة، وهي توفر عددًا من الخصائص مثل: ملخص عمليات الفاتورة الالكترونية، تحليل الفواتير مع حساب إجمالي الضرائب المضافة لجميع العملاء.
وسواء كانت الفاتورة الضريبية مبسطة أم عادية تسمح هذه الباقة بإصدار الفواتير وإدارة حسابات البنوك مع طباعة هذه الفواتير فورًا من خلال طابعات ال 4A وغيرها.
وغيرها من الباقات التي تقدمها منصة الفوترة الإلكترونية التي تتيح للمستخدمين العديد من البرامج والخصائص التي تسهل من التعامل مع أنظمة الفواتير الإلكترونية.
وفي الختام، يمتلك برنامج أودو خاصية المتابعة المؤتمنة الخاصة بالفاتورة الالكترونية، ولذلك يساعد المستخدمين على متابعة كل المدفوعات والضرائب المتأخرة، كما أنه يرسل عددًا من التنبيهات إلى العملاء لتذكيرهم بمواعيد الدفع عبر رسائل البريد الإلكتروني.
