المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية
تعد المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية، المعروفة بمرحلة الربط والتكامل، من أهم المراحل التي أطلقتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية، تأتي هذه المرحلة لاستكمال الفاتورة الالكترونية المرحلة الاولى التي ركزت على إصدار الفواتير الإلكترونية، حيث تهدف المرحلة الثانية إلى تعزيز كفاءة الرقابة، وتطوير بيئة الأعمال، وتقليل التهرب الضريبي، يعد نظام الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية جزء من رؤية المملكة 2030 للتحول الرقمي، إذ يسهم في تسريع وتيرة العمليات المحاسبية وتحقيق شفافية أعلى في المعاملات التجارية.
ما هي الفاتورة الإلكترونية ؟
الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة رقمية تستخدم لإثبات عمليات بيع السلع والخدمات، وتصدر وتحفظ بصيغة إلكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني، تهدف الفاتورة الإلكترونية إلى تحويل عملية إصدار الفواتير الورقية إلى عملية إلكترونية، مما يسهل تبادل الفواتير ومعالجتها بين البائع والمشتري بشكل متكامل ومنظم.
أهمية نظام الفاتورة الإلكترونية
نظام الفاتورة الإلكترونية له أهمية كبيرة في تحسين العمليات التجارية والمالية، الفوائد الرئيسية منها ما يلي:
- يقلل من تكاليف الطباعة والتخزين والنقل المرتبطة بالفواتير الورقية.
- يسهل عملية إصدار الفواتير وتبادلها، مما يقلل من الوقت والجهد المبذول في المعاملات.
- يقلل من الأخطاء البشرية التي قد تحدث أثناء إدخال البيانات يدوي.
- يساعد الشركات على الامتثال لمتطلبات الجهات الضريبية بشكل أفضل، مما يقلل من المخاطر القانونية.
- يوفر سجل إلكتروني يمكن تتبعه بسهولة، مما يعزز الشفافية في المعاملات التجارية.
- يقلل من استخدام الورق، مما يساهم في الحفاظ على البيئة.
مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية
تطبيق الفوترة الالكترونية يتم على عدة مراحل لضمان الانتقال السلس من الفواتير الورقية إلى الفواتير الإلكترونية، مراحل الفوترة الإلكترونية منها ما يلي:
المرحلة الأولى الإصدار والحفظ
بدأت هذه المرحلة في 4 ديسمبر 2021، تتطلب من المكلفين إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا عبر نظام فوترة إلكتروني متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
المرحلة الثانية الربط والتكامل
بدأت المرحلة الثانية الربط والتكامل من الفوترة الإلكترونية في 1 يناير 2023، تتطلب ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمكلفين مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (منصة فاتورة)، يجب أن تصدر الفواتير الإلكترونية بالصيغة المطلوبة، وسيتم تنفيذ هذه المرحلة بشكل تدريجي مع إشعار المكلفين قبل 6 أشهر على الأقل.
المرحلة النهائية الامتثال الكامل
تتضمن الامتثال الكامل لمتطلبات النظام واستخدام الفواتير الإلكترونية بشكل كامل في جميع العمليات التجارية.
متطلبات الفاتورة الإلكترونية
الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة يتم إصدارها وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني، لتحويل عملية إصدار الفواتير الورقية إلى عملية إلكترونية، هناك بعض متطلبات الفوترة الالكترونية:
- يجب تحديد نوع الفاتورة سواء كانت فاتورة ضريبية أو فاتورة ضريبية مبسطة.
- أن تحتوي الفاتورة على رقم تسلسلي يميزها.
- يجب تضمين رمز الاستجابة السريع في الفاتورة.
- يجب ذكر تاريخ إصدار الفاتورة بصيغة (YYYY-MM-DD).
- تحتوي الفاتورة على اسم وعنوان التاجر.
- تضمين الرقم الضريبي للتاجر.
- يجب تقديم وصف دقيق للسلعة أو الخدمة المقدمة.
أوجه الاختلاف بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية
المرحلة الأولى والمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية تختلفان في عدة جوانب رئيسية:
الهدف
المرحلة الأولى: تعرف بمرحلة الإصدار والحفظ، وتركز على إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا باستخدام نظام فوترة إلكتروني متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الفاتورة الالكترونية.
المرحلة الثانية: تعرف بمرحلة الربط والتكامل، وتركز على ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمكلفين مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (منصة فاتورة) لضمان تبادل البيانات واعتماد الفواتير بشكل مباشر.
المتطلبات التقنية
المرحلة الأولى: تتطلب استخدام نظام فوترة إلكتروني لإصدار الفواتير وحفظها بشكل إلكتروني.
المرحلة الثانية: تتطلب ربط نظام الفوترة الإلكتروني بمنصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بالإضافة إلى استخدام صيغ محددة للفواتير مثل XML أو PDF/A3 متضمنة صيغة XML12.
الشركات المستهدفة
المرحلة الأولى: تشمل جميع الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية وأي طرف آخر يصدر الفاتورة الضريبية نيابة عن الموردين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة.
المرحلة الثانية: تستهدف نفس الشركات التي شملتها المرحلة الأولى، ولكن يتم التطبيق بشكل مرحلي بناء على حجم الإيرادات السنوية للشركة.
التطبيق المرحلي
المرحلة الأولى: تم تطبيقها اعتبارًا من 4 ديسمبر 2021.
المرحلة الثانية: بدأت اعتبارًا من 1 يناير 2023، ويتم تنفيذها على مراحل بناء على حجم الأعمال، مع إشعار المكلفين قبل 6 أشهر على الأقل من التطبيق الفعلي.
الشركات المستهدفة بالمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية
المرحلة الثانية الفاتورة الالكترونية والمعروفة بمرحلة الربط والتكامل، تستهدف جميع المكلفين الذين شملتهم المرحلة الأولى من نظام الفوترة الإلكترونية، يتم تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية بشكل تدريجي على مجموعات من الشركات، حيث بدأت المجموعة الأولى في 1 يناير 2023.
الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية
في المملكة العربية السعودية، تم إطلاق المرحلة الثانية الفوترة الالكترونية والتي تهدف إلى تعزيز الرقابة المالية وتحسين كفاءة المعاملات التجارية، تعرف هذه المرحلة بـ مرحلة الربط والتكامل، وتأتي بعد نجاح المرحلة الأولى التي ركزت على إعداد الفواتير الإلكترونية وحفظها بطريقة صحيحة.
شروط الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الثانية
المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية والمعروفة بمرحلة الربط والتكامل، تتطلب من الشركات الالتزام بعدة شروط إضافية مقارنة بالمرحلة الأولى، واهم الشروط ما يلي:
- يجب ربط الفاتورة الالكترونية مع الزكاة والدخل دعم الفوترة الالكترونية.
- إصدار الفواتير الإلكترونية بصيغة محددة، مثل XML أو PDF/A-3 متضمنة صيغة XML.
- يجب تضمين عناصر إضافية في الفاتورة مثل رمز الاستجابة السريعة (QR Code).
- التأكد من توافق نظام الفوترة الالكترونية الخاص بالشركة مع جميع متطلبات الفوترة الإلكترونية، بما في ذلك القدرة على الاتصال بالإنترنت.
متطلبات الفاتورة الضريبية في المرحلة الثانية
الفوترة الالكترونية المرحلة الثانية المعروفة بمرحلة الربط والتكامل، حددت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مجموعة من المتطلبات الإضافية للفواتير الضريبية التي يجب على المنشآت الالتزام بها، تشمل المتطلبات ما يلي:
- يجب على المنشآت ربط أنظمة الفوترة الخاصة بها بشكل مباشر مع أنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، حيث يتم إرسال الفواتير بشكل آني إلى الهيئة للتحقق والمطابقة.
- تكون الفواتير الضريبية بصيغة XML أو PDF/A-3، وذلك لضمان إمكانية القراءة الآلية وسهولة معالجة البيانات.
- يتعين على شركات المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية إضافة رمز الاستجابة السريعة (QR Code) في الفواتير الضريبية، حيث يحتوي على بيانات مهمة تسمح للمستهلكين وللهيئة بالتحقق من صحة الفاتورة بسهولة.
- أن تتضمن الفواتير الضريبية تشفير وختم إلكتروني لضمان أمان المعلومات وحمايتها من التلاعب أو التزوير.
- تضمين رقم تعريف ضريبي خاص بالبائع والمشتري (في حالة المعاملات بين الشركات) في الفاتورة.
- ينبغي أن تكون الفواتير مسلسلة بطريقة فريدة وغير قابلة للتكرار، بحيث تتيح إمكانية تتبع الفواتير ومراجعتها بشكل دقيق.
- البيانات الإضافية المطلوبة تشمل بيانات إضافية مثل تفاصيل السلع أو الخدمات وكمية وأسعار السلع والخدمات وقيمة الضريبة المفروضة لكل سلعة أو خدمة وقيمة إجمالية للضريبة وقيمة الفاتورة الإجمالية.
- إرسال الفواتير إلى الهيئة فور إصدارها، حيث تتم مراجعتها والتأكد من توافقها مع متطلبات الفوترة الإلكترونية.
- يتعين على المنشآت التأكد من أن أنظمة الفوترة لديها تعتمد معايير أمان عالية لضمان موثوقية وسلامة البيانات المتبادلة مع الهيئة.
- على أنظمة الفوترة الالتزام بمعايير محاسبية وتقنية دولية معترف بها لضمان كفاءة النظام وموثوقيته.
ما هي آلية عمل الفوترة الإلكترونية في المرحلة الثانية ؟
آلية عمل في المرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية في المملكة العربية السعودية، تتضمن عدة خطوات منها مايلي:
- يجب على المنشآت المؤهلة الربط المباشر بين الفوترة الالكترونية هيئة الزكاة.
- يتم هذا الربط عن طريق واجهات برمجة التطبيقات (APIs) التي تتيح إرسال الفواتير بشكل مباشر إلى الهيئة.
- عند إصدار الفاتورة، يجب على النظام إضافة ختم تشفير إلكتروني للتأكد من مصداقية الفاتورة وسلامتها.
- يساهم التشفير في حماية الفاتورة من أي تعديل غير قانوني، مما يضمن مصداقية البيانات.
- بعد تشفير الفاتورة، يتم إرسالها إلى الهيئة بشكل لحظي للتحقق من مطابقتها لمتطلبات الفوترة الإلكترونية.
- يقوم نظام الهيئة بمراجعة البيانات والتحقق من صحة الفاتورة وفقًا للمعايير المقررة.
- بعد مراجعة الفاتورة من الهيئة واعتمادها، يتم تضمين رمز الاستجابة السريعة (QR Code) في الفاتورة.
- يحتوي هذا الرمز على معلومات عن الفاتورة تتيح للمستهلكين والجهات المختصة التحقق من صحة الفاتورة بسهولة.
- تمنح الهيئة الفاتورة رقمًا معرف فريد لا يتكرر، مما يسهل تتبع الفاتورة ومراجعتها.
- يساعد هذا الرقم في توثيق الفواتير ومطابقتها لاحقًا إذا لزم الأمر.
- بعد اعتماد الفاتورة، يتم تخزينها في أنظمة الهيئة وأنظمة المنشأة بشكل آمن.
- يلتزم نظام الفوترة بحفظ نسخة إلكترونية قابلة للاسترجاع والتدقيق حسب القوانين المتبعة.
- يمكن للمستهلكين والجهات التنظيمية مراجعة تفاصيل الفاتورة باستخدام رمز QR، والتحقق من صحة البيانات وكافة تفاصيل المعاملة.
- تساهم هذه الآلية في تعزيز الشفافية وتمكين المستهلك من التأكد من توافق الفاتورة مع متطلبات النظام.
- على جميع المنشآت استخدام أنظمة فوترة إلكترونية معتمدة تتوافق مع معايير الأمان الدولية، لضمان أمان وسلامة البيانات المتبادلة مع الهيئة.
شروط مدى جاهزية المنشآت للمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية
لتكون المنشآت جاهزة في المرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية، يجب عليها الالتزام بعدة شروط ومتطلبات أساسية:
- يجب أن يكون النظام قادر على إصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية بصيغة XML أو PDF/A-3 متضمنة صيغة XML.
- يجب ربط نظام الفوترة الإلكتروني الخاص بالمنشأة مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (منصة فاتورة).
- يجب أن تتضمن الفواتير جميع الحقول المطلوبة مثل رمز الاستجابة السريعة (QR Code)، الرقم التسلسلي، والرقم الضريبي للمشتري المسجل.
- التأكد من توافق النظام مع جميع المعايير التقنية المطلوبة، بما في ذلك القدرة على الاتصال بالإنترنت.
- الالتزام بالجدول الزمني المحدد من قبل الهيئة، حيث يتم إشعار المكلفين قبل 6 أشهر على الأقل من بدء التنفيذ.
مراحل تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في السعودية
المرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية في السعودية، والمعروفة بمرحلة الربط والتكامل، تتضمن عدة مراحل تنفيذية:
- تبدأ المنشآت بتهيئة أنظمتها الإلكترونية لتكون متوافقة مع متطلبات الزكاة والدخل الفوترة الالكترونية.
- يتم تنفيذ الربط بشكل تدريجي وعلى مجموعات، حيث يتم إشعار المنشآت المستهدفة قبل 6 أشهر على الأقل من بدء التنفيذ.
- يجب على المنشآت ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بها مع نظام الهيئة (منصة فاتورة).
- يجب إصدار الفواتير الإلكترونية بصيغة XML أو PDF/A-3 متضمنة صيغة XML.
- الالتزام بجميع المتطلبات التقنية والإدارية لضمان الامتثال الكامل للنظام.
كيف تساعدك شركة IET على تصميم فاتورة إلكترونية متوافقة مع شروط هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ؟
شركة IET تقدم مجموعة من الخدمات التي تساعدك في تصميم فواتير إلكترونية متوافقة مع متطلبات المرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية في السعودية، الطرق التي يمكن أن تساعدك بها:
- تقدم IET نظام فوترة إلكتروني يتوافق مع متطلبات الهيئة، بما في ذلك إصدار الفواتير بصيغة XML أو PDF/A-3.
- تساعدك الشركة في ربط نظام الفوترة الإلكتروني الخاص بك مع منصة فاتورة لضمان الامتثال الكامل.
- تضمن IET أن الفواتير تتضمن جميع الحقول المطلوبة مثل رمز الاستجابة السريعة (QR Code) والرقم الضريبي.
- تقدم الشركة تدريب ودعم فني لضمان استخدام نظام أودو بكفاءة وفعالية.
- تضمن IET أن نظام الفوترة الإلكتروني يتم تحديثه باستمرار ليتوافق مع أي تغييرات أو تحديثات في اللوائح.
الأسئلة الشائعة
لماذا اعتمدت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك نظام الفوترة الإلكترونية ؟
اعتمدت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك طلب دعم الفوترة الإلكترونية لعدة أسباب رئيسية تهدف إلى تحسين النظام الضريبي والاقتصادي في المملكة:
- يساهم النظام في زيادة الشفافية بين المنشآت والحكومة، مما يقلل من التلاعب والتستر التجاري.
- يساعد النظام في تحسين نسبة الالتزام بتقديم الإقرارات الضريبية بشكل دقيق وفي الوقت المحدد.
- يحد من التعاملات الاقتصادية غير المعلنة، مما يعزز من مكافحة التستر التجاري.
- يتماشى النظام مع رؤية المملكة 2030 التي تهدف إلى التحول الرقمي في جميع القطاعات.
- يجعل النظام جميع العمليات بين البائع والمشتري إلكترونية ومنظمة، مما يسهل عملية إصدار وتبادل الفواتير.
هل يجب الاستمرار في اتباع متطلبات المرحلة الأولى حتى تطبيق متطلبات المرحلة الثانية على المنشآت والأشخاص الخاضعين للضريبة ؟
يجب على المنشآت والأشخاص الخاضعين للضريبة الاستمرار في اتباع متطلبات الفاتورة الالكترونية المرحلة الأولى حتى يتم تطبيق متطلبات الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية عليهم، المرحلة الأولى تتضمن إصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية بصيغة منظمة، وتضمين الحقول الأساسية مثل الرقم الضريبي ورقم الفاتورة.
عند الانتقال إلى الفوترة الالكترونية المرحلة الثانية، سيتم إضافة متطلبات جديدة مثل الربط مع منصة فاتورة وتضمين الحقول الإضافية، سيتم إشعار المكلفين قبل 6 أشهر على الأقل من بدء تنفيذ المرحلة الثانية لضمان جاهزيتهم.
كيف أعرف تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية على منشأتي ؟
لتعرف ما إذا كانت المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية قد تم تطبيقها على منشأتك، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
- يمكنك التواصل مباشرة مع الهيئة عبر قنوات الاتصال المختلفة مثل الهاتف أو البريد الإلكتروني للاستفسار عن حالة منشأتك.
- يمكنك زيارة الموقع الإلكتروني لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك والاطلاع على الإعلانات والتحديثات المتعلقة بـ الفاتورة الالكترونية السعودية المرحلة الثانية.
- الهيئة تقوم بإشعار المنشآت المستهدفة قبل 6 أشهر على الأقل من بدء المرحلة الثانية من تطبيق الفاتورة الالكترونية، لذا تأكد من مراجعة البريد الإلكتروني والرسائل النصية التي قد تصلك من الهيئة.
- إذا كنت غير متأكد من حالة منشأتك، يمكنك الاستعانة بمستشار ضريبي أو محاسب قانوني للحصول على المشورة اللازمة.
ما هي الإجراءات اللازمة بالنسبة للفواتير الضريبية إذا فشل الاعتماد قبل إصدار الفاتورة للمشتري؟
إذا فشل اعتماد الفاتورة الضريبية قبل إصدارها للمشتري، يجب اتباع الإجراءات التالية لضمان الامتثال لمزودي حلول الفوترة الإلكترونية:
- حاول إعادة إرسال الفاتورة لاعتمادها مرة أخرى، تأكد من أن جميع البيانات المطلوبة صحيحة وكاملة.
- إذا استمر الفشل، تواصل مع الدعم الفني لنظام الفوترة الإلكتروني أو مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للحصول على المساعدة.
- في حال عدم القدرة على اعتماد الفاتورة بعد عدة محاولات، قد تحتاج إلى إصدار فاتورة بديلة تحتوي على جميع المعلومات الصحيحة وإعادة محاولة الاعتماد.
- احتفظ بسجل للمشكلة والإجراءات التي اتخذتها لحلها، وذلك لتقديمها عند الحاجة إلى الهيئة كدليل على محاولات الامتثال.
ما هو تاريخ إصدار الفاتورة الذي يجب استخدامه في حال دخلت الفاتورة في عملية الموافقة التي قد تستغرق أسبوعين بعد إنشائها ؟
في حال دخلت الفاتورة في عملية الموافقة التي قد تستغرق أسبوعين بعد إنشائها، يجب استخدام تاريخ إصدار الفاتورة الذي تم إنشاؤها فيه وليس تاريخ الموافقة النهائية، هذا يعني أن تاريخ الإصدار يجب أن يعكس اليوم الذي تم فيه إنشاء الفاتورة لأول مرة، حتى لو استغرقت عملية الموافقة وقت إضافي.
ما هي أهم الأمور التي يجب تجنبها عند تطبيق الفوترة الإلكترونية في المرحلة الأولى والثانية ؟
قائمة مزودي الفوترة الالكترونية في المرحلة الأولى والثانية، هناك بعض الأمور التي يجب تجنبها لضمان الامتثال الكامل وتجنب المشاكل:
- تأكد من أن نظام الفوترة الإلكتروني الذي تستخدمه متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- تجنب إدخال بيانات غير دقيقة أو ناقصة في الفواتير، مثل الرقم الضريبي أو تفاصيل المشتري.
- تأكد من أن الفواتير تتضمن جميع الحقول المطلوبة مثل رمز الاستجابة السريعة (QR Code) والرقم التسلسلي.
- لا تؤجل عملية الربط مع منصة فاتورة، حيث أن التأخير قد يؤدي إلى عقوبات.
- استخدم أدوات تحقق تلقائي للتأكد من صحة الأرقام مثل أرقام الهوية الضريبية أو أرقام الفواتير.
- تأكد من الاحتفاظ بنسخ احتياطية من الفواتير الإلكترونية لتجنب فقدان البيانات.
كيف يمكنني التأكد من أن النظام السحابي لدي قد تم ربطه بنجاح مع الهيئة ؟
للتأكد من أن النظام السحابي لديك قد تم ربطه بنجاح مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
- بعد إتمام عملية الربط، ستتلقى إشعار من الهيئة يؤكد نجاح الربط، تأكد من مراجعة البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية التي قد تصلك من الهيئة.
- تأكد من أن النظام السحابي لديك قادر على إرسال واستقبال التقارير الدورية المطلوبة من الهيئة، إذا كانت التقارير تصل وتُعالج بشكل صحيح، فهذا مؤشر على نجاح الربط.
- يمكنك التواصل مع الدعم الفني لنظام الفوترة الإلكتروني أو مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للتأكد من حالة الربط.
- قم بإجراء اختبارات ذاتية عن طريق إصدار فواتير تجريبية والتأكد من أنها تعتمد وترسل بشكل صحيح إلى الهيئة.
تمثل المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية خطوة مهمة نحو تحقيق تحول رقمي شامل في المملكة، إذ تساهم في تحقيق مستوى أعلى من الشفافية وكفاءة الأداء المالي لدى المنشآت، وتزيد من ثقة المستهلكين في المعاملات التجارية، من خلال الالتزام بمتطلبات هذه المرحلة، تستطيع المملكة الوصول إلى بيئة أعمال محوكمة وحديثة، تدعم النمو الاقتصادي وتدفع بالمملكة نحو مستقبل مالي أكثر استقرار وشفافية.
