أهمية الفاتورة الإلكترونية في السعودية وكيفية تطبيقها في شركتك
تعد الفاتورة الإلكترونية إحدى الركائز الأساسية للتحول الرقمي في العالم التجاري والاقتصادي، فهي تمثل بديل متطور للفواتير الورقية التقليديه، حيث يتم إنشاؤها وتبادلها ومعالجتها باستخدام تقنيات رقميه متقدمة، تهدف إلى تحسين كفاءة العمليات المالية، تعزيز الشفافية، وتقليل الأخطاء البشرية، مما يسهم في تطوير الأعمال التجارية ودعم الامتثال للأنظمة والقوانين الضريبية.
ما هي الفاتورة الإلكترونية ؟
الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة رقمية يتم إصدارها وحفظها ومعالجتها بشكل إلكتروني بدلاً من الفواتير الورقية التقليدية، تحتوي على كل البيانات المتعلقة بالمعاملات التجارية، مثل تفاصيل المشتريات، الأسعار، الضرائب، والتواريخ، وتكون مرتبطة بنظام إلكترونيا يمكن من خلاله إرسالها واستلامها بشكل آمن وسريع وتهدف فواتير الكترونية إلى تسهيل العمليات التجارية، تعزيز الشفافية، وتقليل الأخطاء والتلاعب، كما أنها تساعد الحكومات في مراقبة الأنشطة الاقتصادية وضمان الإلتزام بالقوانين الضريبية، مما يجعلها أداة فعالة في تطوير الاقتصاد الرقمي.
أهمية الفاتورة الإلكترونية للشركات والمؤسسات
اصدار الفاتورة الالكترونية يحمل العديد من الفوائد للشركات والمؤسسات وأي مصلحة حكومية، منها:
- الفواتير الإلكترونية تقلل من الوقت والجهد المبذول في إعداد وإرسال الفواتير الورقية، مما يزيد من كفاءة الخدمة والعمليات.
- الفواتير الإلكترونية تقلل من تكاليف الطباعة والشحن والتخزين المرتبطة بالفواتير الورقية.
- الفواتير الإلكترونية تستخدم في التقليل من احتمالية وقوع الأخطاء البشرية، مما يزيد من دقة البيانات المالية.
- يستخدم برنامج الفاتورة الإلكترونية في الشركات وكذلك المؤسسات حيث أن الفواتير الإلكترونية تساعد الشركات على الامتثال للضوابط الضريبية والقانونية بسهولة.
- نظام الفواتير الإلكترونية يتيح تتبع المدفوعات والفواتير بشكل أفضل، مما يساعد في تحسين ادارة النقد والتدفقات المالية.
- الفواتير الإلكترونية يقوم بالتقليل من استخدام الورق، مما يساهم في الحفاظ على البيئة.
فوائد نظام الفاتورة الإلكترونية في السعودية
الفواتير الإلكترونية لها مجموعة من الفوائد التي تهدف إلى الإرتقاء بالمنظومة التجارية من خلال تسجيل الفواتير بكل سهولة وإرسالها إلى العملاء أو الشركة وتسهيل التعاملات ومن أهم خدمات وفوائد الفواتير الإلكترونية ما يلي:
- يساعد اتباع نظام فاتورة ضريبية الكترونية على الحد من التلاعب والتهرب الضريبي من خلال تسجيل وتوثيق كل المعاملات التجارية بشكل دقيق.
- يساهم في تسريع عمليات إصدار الفواتير وتبادلها ومعالجتها إلكترونيًا، مما يقلل الوقت والجهد اللازمين للإجراءات اليدوية.
- يلغي الحاجة إلى الطباعة والتخزين الورقي، مما يخفض النفقات التشغيلية للشركات.
- يسهل الامتثال لقوانين هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، مما يقلل من الأخطاء ويسرع عمليات التدقيق الضريبي.
- يوفر وسيلة مريحة وسريعة للعملاء لتلقي الفواتير إلكترونيًا، مما يعزز من رضاهم وثقتهم.
- تعزيز الاقتصاد الرقمي: يدعم رؤية المملكة 2030 من خلال تعزيز التحول الرقمي وزيادة الاعتماد على التكنولوجيا في كافة القطاعات.
- حماية البيئة: يساهم في تقليل استخدام الورق، مما يدعم الجهود البيئية للحفاظ على الموارد الطبيعية.
ما هي عناصر الفاتورة الإلكترونية السعودية ؟
عناصر برنامج فاتورة الكترونية السعودية تشمل العديد من الحقول الأساسية التي يجب تضمينها لضمان الامتثال للمتطلبات القانونية، واهم العناصر الرئيسية ما يلي:
- اسم البائع يجب تضمين اسم البائع الكامل.
- عنوان البائع يجب تضمين عنوان البائع الكامل.
- رقم التسجيل الضريبي للبائع يجب تضمين رقم التسجيل الضريبي للبائع.
- اسم المشتري يجب تضمين اسم المشتري الكامل.
- عنوان المشتري:يجب تضمين عنوان المشتري الكامل.
- إذا كان المشتري مسجل ضريبي، يجب تضمين رقم التسجيل الضريبي.
- تاريخ الفاتورة تضمين تاريخ إصدار الفاتورة.
- رقم الفاتورة: تضمين رقم فريد لكل فاتورة.
- وصف السلع أو الخدمات يجب تضمين وصف دقيق للسلع أو الخدمات المقدمة.
- الكمية يجب تضمين كمية السلع أو الخدمات المقدمة.
- السعر يجب تضمين سعر الوحدة لكل سلعة أو خدمة.
- إجمالي المبلغ تضمين إجمالي المبلغ المستحق.
- الضريبة يجب تضمين مبلغ الضريبة المفروضة.
أنواع الفواتير الإلكترونية
في المملكة العربية السعودية، هناك عدة أنواع من برنامج فواتير إلكترونية التي يجب معرفتها:
- الفاتورة الضريبية تصدر من منشأة إلى منشأة أخرى (B2B) وتحتوي على جميع عناصر الفاتورة الضريبية.
- الفاتورة الضريبية المبسطة تصدر من منشأة إلى فرد (B2C) وتحتوي على العناصر الرئيسية للفاتورة الضريبية المبسطة.
- الإشعارات الإلكترونية تشمل الإشعارات الدائنة والمدينة التي تُصدر لتعديل الفواتير السابقة.
- موجز الفاتورة الإلكترونية ملخص للفواتير الإلكترونية الصادرة.
- الفواتير الإلكترونية المصدرة عن الممول بالنيابة عن المورد تصدر من قبل العميل نيابة عن المورد.
- الفواتير الإلكترونية المصدرة من قبل طرف ثالث بالنيابة عن المورد تصدر من قبل طرف ثالث نيابة عن المورد.
ما هو رمز الاستجابة السريعة في الفاتورة الإلكترونية QRcode ؟
رمز الاستجابة السريعة (QR Code) هو نوع من أنواع الباركود الذي يتكون من نمط من المربعات السوداء والبيضاء، يتم استخدامه في الفواتير الإلكترونية لتضمين بيانات الفاتورة الأساسية بشكل مشفر، مما يسهل قراءتها باستخدام ماسح ضوئي أو كاميرا الهواتف الذكية وفي الفواتير الإلكترونية السعودية، يجب أن يحتوي رمز الاستجابة السريعة على المعلومات التالية:
- اسم المؤسسة التجارية.
- رقم التسجيل الضريبي للتاجر.
- وقت وتاريخ إنشاء الفاتورة الالكترونية .
- إجمالي قيمة الفاتورة الالكترونية .
- إجمالي قيمة الضريبة.
- استخدام رمز الاستجابة السريعة يساعد في تحسين سرعة الوصول إلى المعلومات، تعزيز الأمان، وتسهيل التحقق من صحة الفواتير.
مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية السعودية ؟
تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية يتم على مرحلتين رئيسيتين:
- بدأت اعتبارًا من 4 ديسمبر 2021.
- تتطلب من المكلفين إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا عبر نظام فوترة إلكتروني متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- بدأت اعتبارًا من 1 يناير 2023.
- تتطلب ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصه بالمكلف مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (منصة فاتورة).
- يجب أن تصدر الفواتير الإلكترونية بالصيغ المطلوبة وتُرسل إلى الهيئة بشكل مباشر
متطلبات المرحلة الأولى من الفاتورة الإلكترونية السعودية
المرحلة الأولى من برنامج اصدار فواتير الكترونية في السعودية، التي بدأت اعتبارًا من 4 ديسمبر 2021، تتطلب من المكلفين إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا عبر نظام فوترة إلكتروني متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، واهم متطلبات هذه المرحلة الرئيسية منها ما يلي:
- يجب إصدار الفواتير الالكترونية بصيغة قابلة للقراءة والتحليل الإلكتروني.
- يجب على الشركات استخدام برامج أو أنظمة معتمدة تتوافق مع معايير هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- يجب أن تحتوي الفواتير الالكترونية على جميع العناصر الأساسية مثل اسم البائع، رقم التسجيل الضريبي، تاريخ الفاتورة، وصف السلع أو الخدمات، الكمية، السعر، وإجمالي المبلغ.
- يجب استخدام التوقيع الإلكتروني لضمان صحة الفواتير ومنع التلاعب بها.
- يجب الاحتفاظ بنسخ من الفواتير الإلكترونية لفترة زمنية محددة وفقًا للضوابط المعمول بها.
متطلبات المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية السعودية
المرحلة الثانية من عمل فاتورة إلكترونية في السعودية، والمعروفة بمرحلة الربط والتكامل، تتطلب عدة متطلبات لضمان الامتثال الكامل، واهم المتطلبات الرئيسية ما يلي:
- يجب ربط برنامج الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمكلفين مع نظام الهيئة (منصة فاتورة) لضمان تبادل البيانات واعتماد الفواتير بشكل صحيح.
- أن يكون برنامج الفوترة الإلكتروني متصلاً بالإنترنت لضمان التحديثات الفورية وتبادل البيانات بشكل سلس.
- أن تتوافق الفواتير الإلكترونية مع المعايير الدولية المعترف بها مثل UBL (Universal Business Language) وPEPPOL (Pan-European Public Procurement Online).
- تكون الفواتير الإلكترونية بصيغ XML أو PDF/A-3 متضمنة صيغة XML لضمان التوافق مع متطلبات الهيئة.
- تحتوي الفواتير الإلكترونية على كافة الحقول الإضافية المطلوبة في المرحلة الثانية لضمان الامتثال الكامل.
- تأكد من مراجعة متطلبات الهيئة بشكل دوري لضمان الامتثال الكامل وتجنب أي عقوبات محتملة.
شروط الفاتورة الالكترونية
الشروط الخاصة بالفاتورة الإلكترونية في السعودية تشمل عدة متطلبات لضمان الامتثال الكامل، واهم الشروط الرئيسية ما يلي:
- يجب إصدار الفواتير بصيغة قابلة للقراءة والتحليل الإلكتروني، مثل XML أو PDF/A-3.
- يجب على الشركات استخدام برامج أو أنظمة معتمدة تتوافق مع معايير هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA).
- استخدام التوقيع الإلكتروني لضمان صحة الفواتير ومنع التلاعب بها.
- ربط برنامج الفوترة الإلكتروني الخاص بالشركة مع نظام الهيئة لضمان تبادل البيانات واعتماد الفواتير الالكترونية بشكل صحيح.
- أن تحتوي الفواتير على جميع العناصر الأساسية مثل اسم البائع، ورقم التسجيل الضريبي، تاريخ الفاتورة، وصف السلع أو الخدمات، الكمية، السعر، وإجمالي المبلغ وكذلك البريد الالكتروني الرسمي ورقم الهاتف.
- بالإضافة إلى ذلك الاحتفاظ بنسخ من الفواتير الإلكترونية لفترة زمنية محددة وفقًا للضوابط المعمول بها.
الأسئلة الشائعة
ما المقصود بالفاتورة الإلكترونية في السعودية ؟
الفاتورة الإلكترونية في السعودية هي فاتورة تصدر وتحفظ بصيغة إلكترونية عبر برنامج فوترة معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
ما المقصود بمنظومة الفاتورة الإلكترونية في السعودية ؟
منظومة الفاتورة في السعودية هي نظام يهدف إلى إصدار وحفظ الفواتير بصيغة إلكترونية عبر برنامج فوترة معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
ما هي الفئة التي سيتم تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية عليها ؟
سيتم تطبيق الفاتورة الالكترونية في السعودية على جميع المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة.
هل الفاتورة الإلكترونية إجبارية ؟
الفاتورة الإلكترونية إجبارية لجميع المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة في السعودية.
هل يوجد شكل موحد للفاتورة يجب الالتزام به ؟
يجب الإلتزام بشكل موحد للفاتورة الإلكترونية يتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
أصبحت الفاتورة الإلكترونية ضرورة لا غنى عنها لأي مؤسسة أو شركة والأفراد وكذلك المؤسسات على حد سواء، فهي لا تقتصر على توفير الوقت والجهد، بل تتضمن تحسين إدارة البيانات وتقليل التكاليف المرتبطة بالإجراءات الورقية، ومع التطور المستمر للتقنيات، ستظل أداة محورية لدعم الاقتصاد الرقمي وتعزيز الشفافية في المعاملات التجارية.
ولمزيد من التفاصيل تواصل الأن مع شركة IET الوكيل الرسمي المعتمد لشركة أودو في المملكة العربية السعودية.
